NEWSROOM

Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Τι αλλάζει για εργαζομένους και επιχειρήσεις

 


Νέα δεδομένα για χιλιάδες επιχειρήσεις, αλλά και εκατομμύρια εργαζομένους φέρνει η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, η οποία και τίθεται σε εφαρμογή από την 1η Ιουλίου. Ταυτόχρονα θεσπίζει μια σειρά από διαδικασίες αλλά και υποχρεώσεις που καλούνται να τηρούν απαρέγκλιτα οι εργοδότες, προκειμένου να μην εκτεθούν σε τυχόν ελέγχους αλλά και να αποφύγουν πρόστιμα πολλών χιλιάδων ευρώ.

  •  Η πρώτη φάση εφαρμογής της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας αφορά τις τράπεζες ανεξάρτητα από τον αριθμό των εργαζομένων και τα σούπερ μάρκετ που απασχολούν πάνω από 250 εργαζόμενους


Αρχής γενομένης από τους κλάδους των τραπεζών και των σούπερ μάρκετ, η νέα αυτή μεταρρύθμιση φιλοδοξεί να περιορίσει την παραβατικότητα της μαύρης και της υποδηλωμένης εργασίας, όπως εξάλλου ανέφερε πρόσφατα και ο αρμόδιος Υπουργός Κωστής Χατζηδάκης. Μάλιστα, μέσα στους επόμενους μήνες θα προχωρήσει η απογραφή των εργαζομένων και σε μια σειρά από άλλους κλάδους, καθώς από το 2023 η ψηφιακή κάρτα εργασίας αναμένεται να έχει επεκταθεί μεταξύ άλλων και στον τουρισμό – επισιτισμό.

Πώς λειτουργεί η ψηφιακή κάρτα εργασίας

Με απλά λόγια, η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι ένα εργαλείο απόδειξης της προσέλευσης και της αποχώρησης του εργαζομένου από τη δουλειά του αποτελώντας εγγύηση για το σεβασμό του ωραρίου του. Όπως λέει και το όνομά της, οι διαδικασίες που αφορούν τον εργαζόμενο γίνονται αμιγώς ηλεκτρονικά και η πρόσβαση στα δεδομένα πραγματοποιείται σε πραγματικό χρόνο.

Στην πράξη, κατά την προσέλευση / αποχώρηση στην εργασία ο εργαζόμενος θα «χτυπά» την κάρτα δηλώνοντας την έναρξη / λήξη του ωραρίου. Τα στοιχεία αυτά θα εισάγονται ψηφιακά πλέον στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ II και θα είναι διαθέσιμα στους εργαζόμενους. Σημειώνεται ότι η κάρτα μπορεί να είναι είτε σε φυσική μορφή, όπως οι κάρτες που χρησιμοποιούν σήμερα πολλές επιχειρήσεις για την καταγραφή των ωρών εργασίας ή να πάρει τη μορφή ψηφιακής εφαρμογής (application) στο κινητό τηλέφωνο του εργαζόμενου.

Η σημαντική καινοτομία που φέρνει η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι πως  ο προγραμματισμός της εργασίας και οι πληροφορίες για τις πραγματικές ώρες έναρξης – λήξης της εργασίας θα εισάγονται ψηφιακά και θα είναι διαθέσιμα στους εργαζόμενους μέσω της εφαρμογής myErgani mobile app και σε μορφή ημερολογίου, ενώ θα καταγράφεται ο πραγματικός χρόνος εργασίας. Αυτό σημαίνει ως η έναρξη και η λήξη της εργασίας θα γνωστοποιούνται αυτόματα στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ II και αντίστοιχα ο εκάστοτε ελεγκτής θα γνωρίζει πριν επισκεφθεί έναν χώρο εργασίας ποιοι εργαζόμενοι πρέπει να βρίσκονται εκεί.

Ποιους αφορά

Αυτή τη στιγμή, η πρώτη φάση εφαρμογής της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας αφορά τις τράπεζες, ανεξάρτητα από τον αριθμό των ατόμων που απασχολούν, καθώς και τα σούπερ μάρκετ που απασχολούν πάνω από 250 εργαζόμενους. Οι συγκεκριμένες επιχειρήσεις καλούνται μέχρι τις 30 Ιουνίου να ολοκληρώσουν την απογραφή την εργαζόμενων τους στο νέο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ II. Μέσω της απογραφής καταγράφουν τα στοιχεία εργασιακής σχέσης και ωραρίου απασχόλησης των εργαζομένων τους (ώρες εργασίας ανά εβδομάδα, 5θήμερη ή 6ήμερη εργασία, σταθερό ή μεταβαλλόμενο ωράριο κλπ.), ώστε να είναι έτοιμες για την εφαρμογή του μέτρου από την 1η Ιουλίου.

  • Το πρώτο στάδιο για όλες τις επιχειρήσεις είναι η σωστή απογραφή του συνόλου των εργαζομένων τους

Αναλυτικά, όπως προβλέπει η σχετική υπουργική απόφαση, οι εργοδότες οφείλουν να δηλώσουν για κάθε εργαζόμενο στοιχεία που αφορούν το συμβατικό εβδομαδιαίο ωράριο πλήρους, μειωμένης ή εκ περιτροπής απασχόλησης, το αν πρόκειται για 5ήμερη ή 6ήμερη απασχόληση, το όποιο διάλειμμα, δηλαδή τη διάρκεια του και εάν είναι εντός / εκτός ωραρίου καθώς και την ύπαρξη ή μη ευέλικτης προσέλευσης.

Αντίστοιχα, για τους εργαζόμενους με μεταβαλλόμενο ωράριο απασχόλησης θα αναφέρεται η ανάλυση της απασχόλησης της κάθε ημέρας
Θα πρέπει να σημειωθεί –και αυτό έχει μεγάλη σημασία- ότι  για τους λοιπούς κλάδους της οικονομίας η αντίστοιχη απογραφή των εργαζομένων θα γίνει στο διάστημα από 1η Οκτωβρίου 2022 μέχρι και 31 Νοεμβρίου, ώστε η ψηφιακή κάρτα εργασίας να τεθεί τμηματικά σε εφαρμογή και σε άλλους κλάδους από το νέο έτος. Σε αυτούς περιλαμβάνονται οι εταιρίες security, οι ασφαλιστικές εταιρείες, οι ΔΕΚΟ και η βιομηχανία. Στόχος είναι επίσης την επόμενη τουριστική σεζόν να εφαρμοστεί και στον τουρισμό.

Εν συνεχεία, και όπως αναφέρεται στη σχετική υπουργική απόφαση, από την ημερομηνία υποχρεωτικής ενεργοποίησης της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας οι εργοδότες οφείλουν να τηρούν σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους. Στο σύστημα αυτό γίνεται άμεση καταγραφή της πραγματικής έναρξης και λήξης της απασχόλησης των εργαζομένων τους, γεγονός που σημαίνει πως σε πραγματικό χρόνο είναι γνωστό ποιος βρίσκεται στο γραφείο του και ποιος όχι. Μάλιστα, για το σκοπό αυτό το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων διαθέτει ειδικό λογισμικό, το οποίο και μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι επιχειρήσεις αν δεν διαθέτουν δικά τους συστήματα. Σε κάθε περίπτωση, το σύστημα αυτό διαβιβάζει αυτοματοποιημένα και σε πραγματικό χρόνο τις εγγραφές για την έναρξη και λήξη της απασχόλησης των εργαζομένων στο σύστημα  ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Μάλιστα, αν για κάποιο λόγο τα στοιχεία δεν μπορούν να διαβιβαστούν, ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως την Επιθεώρηση Εργασίας ώστε να μην βρεθεί εκτεθειμένος σε περίπτωση ελέγχου.

Αξίζει να σημειωθεί πως η σχετική υπουργική απόφαση προβλέπει πως η παράλειψη υποβολής στοιχείων της ψηφιακής κάρτας εργαζομένων σε σχέση με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης τους συσχετιζόμενη με τον αριθμό των αναμενόμενων δηλώσεων υποβολής, αποτελεί κριτήριο που λαμβάνεται υπόψη από την ανάλυση εκτίμησης κινδύνου του ΟΠΣ-ΣΕΠΕ, προκειμένου η σχετική επιχείρηση να ελεγχθεί από την αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ.

Η εφαρμογή myErgani

Σημειώνεται επίσης πως ήδη –από την 1η Ιουνίου- η σχετική εφαρμογή myErgani είναι διαθέσιμη και για κινητά τηλέφωνα αλλά και tablet, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να έχουν κυριολεκτικά στην παλάμη τους όλα τα στοιχεία που αφορούν το εργασιακό ιστορικό τους.

Συγκεκριμένα, μέσω της εν λόγω εφαρμογής, κάθε εργαζόμενος αποκτά άμεση και εύκολη πρόσβαση σε όλες τις εργασιακές σχέσεις με τους εργοδότες, όπου έχει απασχοληθεί. Επιπλέον, μπορεί να δει όλα τα καταγεγραμμένα στοιχεία της κάθε εργασιακής του σχέσης, όπως έχουν καταγραφεί στο Πληροφοριακό Σύστημα «Εργάνη» ενώ μπορεί να βλέπει σε πραγματικό χρόνο τις αλλαγές που πραγματοποιούνται και τον αφορούν, μέσω προωθητικών ειδοποιήσεων (push notifications).

Τι πρέπει να προσέξουν οι επιχειρήσεις

Η σημαντικότατη αυτή μεταρρύθμιση έχει άμεσο αντίκτυπο στις επιχειρήσεις, οι οποίες καλούνται να ανταποκριθούν στα νέα δεδομένα. Το πρώτο στάδιο είναι η σωστή απογραφή του συνόλου των εργαζομένων τους, ώστε να στείλουν στο σύστημα Εργάνη και να αποφύγουν πιθανά λάθη που μπορούν να κοστίσουν υψηλότατα πρόστιμα. Αντίστοιχη προσοχή απαιτείται για τη διαδικασία της ψηφιακής κάρτας, είτε αυτή έχει φυσική είτε άυλη μορφή, καθώς τα πληροφοριακά συστήματα της επιχείρησης πρέπει να «μιλούν» σωστά με αυτά του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ.

Και βέβαια, είναι σημαντικό οι όποιες αλλαγές στις εργασιακές σχέσεις (προσλήψεις, αποχωρήσεις, άδειες κλπ) να καταγράφονται σωστά ώστε να μην προκύψουν προβλήματα και πιθανά πρόστιμα από λάθη. Με δεδομένο δε ότι όλα πλέον καταγράφονται σε πραγματικό χρόνο, η σωστή τήρηση των διαδικασιών αλλά και η έγκαιρη καταγραφή –κατά κανόνα με αυτοματοποιημένη μέθοδο- είναι πλέον αναγκαία ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις.


Ειρήνη Μανιατοπούλου
Partner του AS network, Διευθύντρια Τμήματος Μισθοδοσίας και Υποστήριξης Ανθρώπινου Δυναμικού